Niemniej jednak w przypadku kilku przedsiębiorstw skuteczne obliczenia kosztów są związane z „sklepem” lub z proszeniem o czas kolegów. W ciągu dnia roboczego jest wiele godzin i nie ma wątpliwości, że działania w ramach spotkań są nieefektywne. Nieefektywne działania spotkań można opisać jako runnin z fińską czapką i maczetą — innymi słowy rzadko pojawiają się wątpliwości, że jeśli spotkasz się w tym czasie, zostaniesz okradziony.
W świecie metafor dla złodzieji czasu, ale e-maile są bardziej jak przyjaciel celeptoman, który prawie niezauważony nagich z przedmiotów z domu, kiedy odwiedza kawę. Wielu z nas codziennie traci cenny czas, nie będąc tego świadomi.
Ile e-maili wysyłamy?
Badania pokazują, że w 2013 roku w Stanach Zjednoczonych osoba pracująca codziennie wysyłała i otrzymywała około 115 wiadomości e-mail. Jednak ostatnie dane wskazują, że: przeciętna osoba w 2018 r. otrzymuje i wysyła codziennie pełną 235 wiadomości e-mail. Nie ma wątpliwości, że wykorzystanie poczty elektronicznej zwiększa się jako środka komunikacji.
E-mail jest jedną z największych, ale może najmniej zauważalne, w czasie dwudziestu firm na całym świecie. Ale jak się tego pozbyć? W tym artykule robimy głębokie skutki e-mail na codziennej pracy firmy i jakie kroki należy podjąć, aby zminimalizować czas wyrzucania e-maila na wysłanie.
Złota zasada poczty
Dyrektor generalny I LinkedIn, Jeff Weiner, napisał o kilku dobrych wskazówkach dotyczących nadmiernego korzystania z poczty elektronicznej. Jedna z nich jest bardzo prosta i brzmi jak: Jeśli chcesz otrzymywać mniej e-mail, wyślij mniej e-mail.
Porady Weinera mogą brzmieć zbyt dobrze, by było prawdziwe, ale badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Glasgow we współpracy z Modeuro Consulting pokazuje, że „robić innym to, co chcesz, aby inni zrobili tobie”-essen prostej rady ma coś dla siebie.
W Modeuro Consulting, menedżerowie spędzali średnio 1,5 godziny na dobę wysyłając około 56 e-maili do swoich kolegów i pracowników. Uświadomiając sobie nadmierne wykorzystanie poczty elektronicznej jako środka komunikacji przez przywódców Modeuro i zaczynając myśleć dwa razy zanim wcisną oni na wysłanie, zmniejszenie liczby e-maili wysyłanych codziennie o 54%. Jeszcze bardziej szokujące, a zgodnie z radą Weinera zmniejszenie liczby maili wysyłanych przez menedżerów spowodowało zmniejszenie o 64% liczby maili wysyłanych między innymi.
Wysyłając mniejsze poczty e-mail, a wręcz komunikując się ze swoimi pracownikami telefonicznie lub twarzą w twarz, zarządcy zaoszczędzili całą firmę na dużą liczbę e-maili, które w przeciwnym razie byłyby wysyłane w celu rozliczenia pierwszej poczty elektronicznej lub delegowania kolejnych zadań, które pracownicy otrzymali od zarządu pocztą elektroniczną.
Na podstawie złotej reguły, Modeuro Consulting łącznie oszczędził 10400 godzin rocznie na coś tak prostego, jak przywódcy myśleli dwa razy, zanim naciśnieli. Założyciel Modeuro Consulting Andrew Killlick, uważa, że wyniki te nie tylko ograniczają się do Modeuro, ale i inne firmy powinny podążać za ich przykładem. Uśmiercanie zakłada, że inne organizacje prawdopodobnie wzrosną o 5-30% poprzez wysyłanie mniejszych e-maili.
Ifkeleken z e-mailem
Złota zasada poczty pokazuje dobry przykład nie wszystkich rzeczy, które są odpowiednie do formatu e-mail. Jeśli jednak dwukrotnie myślałeś i zdecydowałeś się wysłać e-mail do kolegów, powinieneś również dać treść dodatkowej opieki zanim wyślisz.
Przykładem, który ilustruje potencjalne działanie domino rozmrożonej e-maila lub jasny e-mail wysłany do niewłaściwej osoby, jest szept dzieciństwa. W szeptającym szeptem “Zsunę się po szkole” i w podróży z jednego ucha do drugiego “Zsunę się za szkołą” w górę, jak “Będę narciarz w lesie” kiedy ostatnim przystankiem szeptu jest ujawnić, co zostało szeptane w jej uchu.
Grupa naukowców z Uniwersytetu Carnegie Mellon znalazła w swoim badaniu nawyków e-mail ludzi, wyniki, które sugerowały, że osoby o większym prawdopodobieństwie odpowiedziałyby na zapytania za pośrednictwem poczty elektronicznej, gdyby były łatwe do odsłanianiaPowiedzmy, że to jest to samo co to. Wnioski te były całkowicie niezależne od tego, czy pytania te były uznane za istotne, czy też całkowicie trywialne przez beneficjenta. To mówi nam, że kluczowe jest, aby treść e-mail jest jasna i wysłana do właściwej osoby, jeśli ktoś chce dobrej odpowiedzi i aby uniknąć i uruchomić zbiorowego szeptu poprzez e-maile w całej organizacji, aby interpretować pierwszy email.
Im jaśniejsza jest treść e-maila, tym mniej e-maili, które odbiorca musi wysłać, aby go rozwiązać, i tym więcej szans na uzyskanie odpowiedzi.
Nieprawidłowe użycie pola "kopia"
Top manager w Lloyds Bank, Ian Hallett, twierdzi, że oszczędza cały 5 godzin zmarnowanego czasu w tygodniu tylko sortując wszystkie maile on stoi na “kopii” w. Hallett stworzył prostą automatyczną zasadę używając swojego systemu e-mail, który pozwolił mu odseparować wszystkie maile, które skopiował w odrębny folder. E-maile, które nie były bezpośrednio do Hallett reprezentowały 50% wszystkich maili, które otrzymał, a 90% maili okazało się być usunięte w trybie szybkiego przeglądu.
Odkrycie Halleta jest szokujące i pokazuje, że proste uchwyty mogą znacznie zaoszczędzić z czasem w ich tygodniu pracy, dając mniej uwagi na maile, które kopírujemy. Ale najważniejsze jest...
Czy doświadczenie Halletta jest uniwersalne?
Niekoniecznie.
Błędne użycie pola Kopiowanie w e-mailu może stanowić problemy, które utrudniają korzystanie z zasady Hallett. Weiner zwrócił uwagę, że pole kopiowania zbyt wielu ludzi stało się synonimem pola w e-mailuPowiedzmy, że to jest to samo co to. Jest to jednak nieporozumienie, a pola powinny być wykorzystywane do symbolizacji różnych oczekiwań działań dla odbiorców. Pole To powinno być używane dla osób, dla których żądana jest odpowiedź, podczas gdy pole Kopiowanie powinno być używane, gdy ktoś powinien być informowany o treści e-mail, pomimo faktu, że nie jest bezpośrednio związane z nimi. Gdyby wszystkie pola były używane w ten sposób, to zarządzenie Halletta byłoby jedynym, a jedynie świętym grałem, który pozbyłby się maila. Niestety, nie zawsze tak jest.
Dlaczego tak naprawdę umieszczamy ludzi na kopiowaniu?
Melissa Gratias z Redbooth zbadała, dlaczego ludzie wybierają umieszczenie swoich kolegów na e-mailu. Ona ma na myśli Najczęstszym powodem kopiowania ludzi jest strach i potrzeba pozytywnego wzmocnieniaPowiedzmy, że to jest to samo co to. Ludzie kopiują innych, by pokazać, co zrobili w nadziei pozytywnego sprzężenia i pochwały. Inni wstawili kolegów i zarządców do kopii strachu, że inaczej nie uwierzyliby, że prace zostały wykonane.
Istnieje wiele powodów, dla których ludzie są kopiowani w e-maili, które nie dotyczą ich bezpośrednio lub wymagają od nich odpowiedzi. Poniższy obraz pokazuje kilka powodów, dla których ktoś umieszczał na kopii, w której większość z nas może rozpoznać – na stronie odbioru lub wysyłki.
E-mail wpływa na środowisko pracy
Nie ma wątpliwości, że niewłaściwe użycie pola kopiowania jest czasomierzem bez równego. Jednak nadmierne i niewłaściwe wykorzystanie pola kopiowania wydaje się być zagrożeniem dla dobrych warunków pracy.
Badania pokazują, że: gdy administrator jest włączony do pola kopię e-maila między kolegami, odbiorca uważa, że otrzymują one mniej zaufania. W przypadku ponownego wystąpienia zarządcy kopii odbiorca uważa, że bardziej prawdopodobne jest, że organizacja jako całość jest do nich mniej zaufana. To niepokojące, biorąc pod uwagę liczbę wysyłanych codziennie wiadomości.
Wnioski
Nie ma wątpliwości, że większość miejsc pracy jest wysyłana zbyt dużo poczty elektronicznej i że istnieje znaczna część dnia pracy stracona z powodu nieefektywnych komunikacji e-mail. Ponadto dotknęła również nieprawidłowe wykorzystanie kultury i dobrobytu firmy pocztowej. Nie chodzi zatem o to, czy powinniśmy ulepszać pocztą elektroniczną w przedsiębiorstwach, ale o to, jak.
Artykuł ten opracował trzy konkretne wskazówki dotyczące bardziej efektywnej komunikacji poprzez e-mail. Wysyłając mniejsze e-maile, wysyłając dobrze napisane i przejrzyste e-maile, a poprzez korzystanie z poprawnej funkcji kopii pocztą elektroniczną, osoby w norweskich firmach będą mogły znacznie zaoszczędzić z czasem w codziennej pracy.