No entanto, em poucas empresas, o custo efetivo está ligado ao “roubo” ou à solicitação do tempo dos colegas. Há muitos fatores que roubam tempo em um dia de trabalho, e não há dúvida de que reuniões ineficientes são um deles. Atividades de reunião ineficientes podem ser descritas como um ladrão com um boné e um facão na Finlândia – em outras palavras, raramente há qualquer dúvida de que você será roubado se encontrar um ladrão desta vez.
No mundo das metáforas que roubam tempo, no entanto, os e-mails são mais como um amigo cleptomaníaco que praticamente despercebida prende itens de sua casa quando ela está em uma visita de café. Muitos de nós são roubados de tempo valioso todos os dias sem necessariamente perceber.
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A pesquisa mostra que um trabalhador nos Estados Unidos enviou e recebeu informações sobre 115 e e 2013- Sim. Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova Iorque Nova A 2018 Enviar Enviar Enviar Enviar Enviar Enviar Enviar Enviar Enviar Enviar Enviar Enviar 235 E-mail: Não há dúvida de que o uso de e-mail está aumentando como meio de comunicação.
O e-mail é um dos maiores, mas talvez menos visíveis, desperdícios de tempo em empresas em todo o mundo. Mas como você se livrar dele? Neste post, vamos aprofundar o impacto do e-mail no dia de trabalho de uma empresa e quais etapas você deve seguir para minimizar o tempo que você desperdiça em e-mail.
Comissão
Eu não LinkedInJeff Weiner escreveu sobre várias boas dicas sobre o uso excessivo de e-mail. Um deles é muito simples e diz o seguinte: Se você quiser receber menos e-mails, envie menos e-mails por conta própria.
O conselho de Weiner pode parecer bom demais para ser verdade, mas um estudo realizado na Universidade de Glasgow em colaboração com a Modeuro Consulting mostra que “fazer aos outros o que você quer que os outros façam a você” é a essência do conselho simples.
Na Modeuro Consulting, os gestores utilizaram média 1,5 O 56 Cada um deles envia mensagens para seus colegas e funcionários. Pelos líderes da Modeuro, tornando-se conscientes de seu uso excessivo de e-mail como meio de comunicação e começando a pensar duas vezes antes de pressionar enviar, reduziu o número de e-mails enviados diariamente com todo o 54%- Sim. Ainda mais chocante, e de acordo com o conselho de Weiner, a redução no número de e-mails enviados pelos líderes resultou em um declínio de todo o processo de comunicação. 64% Número de e-mails enviados entre outros funcionários.
Ao enviar e-mails menores e se comunicar com seus funcionários por telefone ou pessoalmente, os gerentes salvaram toda a empresa um grande número de e-mails que, de outra forma, teriam sido enviados para limpar o primeiro e-mail ou para delegar tarefas adicionais que os funcionários haviam recebido da gerência por e-mail.
Com base na Regra de Ouro, a Modeuro Consulting salvou coletivamente todo o processo de 10,400 horas por ano em algo tão simples como os gerentes pensavam duas vezes antes de pressionar enviar. O fundador da Modeuro Consulting, Andrew Killick, acredita que esses resultados não se limitam a Modeuro, mas que outras empresas devem seguir seu exemplo. Killick assume que outras organizações provavelmente aumentarão sua produtividade entre 5-30% E-mail:
A regra de ouro do e-mail mostra um bom exemplo de que nem tudo é adequado para o formato de e-mail. Se você pensou duas vezes e decidiu enviar um e-mail para seus colegas, você também deve dar ao conteúdo um pouco mais de consideração antes de pressionar enviar.
Um exemplo que ilustra bem o potencial efeito dominó de um e-mail confuso, ou um e-mail claro enviado para a pessoa errada, é o sussurro da infância. No eco sussurrante “Eu quero deslizar depois da escola” e na jornada de um ouvido para o outro, “Eu quero deslizar depois da escola” acaba como “Eu quero esquiar na floresta” quando a última parada do jogo sussurrando é revelar o que foi sussurrado em seu ouvido.
Um grupo de pesquisadores da Universidade Carnegie Mellon descobriu em seu estudo dos hábitos de e-mail das pessoas, resultados que indicaram que pessoas mais propensas a responder a solicitações por e-mail se forem fáceis de abordar- Sim. O achado foi completamente independente de as questões serem percebidas como importantes ou completamente triviais pelo destinatário. Isso nos diz que é fundamental que o conteúdo do e-mail seja claro e enviado para a pessoa certa, se alguém quiser uma boa resposta, e para evitar e desencadear um sussurro coletivo através de e-mails em torno da organização para interpretar o primeiro e-mail.
Quanto mais claro o conteúdo do e-mail, menos e-mails o destinatário precisa enviar para limpá-lo e mais provável é que você obtenha uma resposta.
Uso equivocado do campo “cópia”
CEO do Lloyds Bank, Ian Hallett, diz que vai economizar dinheiro 5 horas desperdiçadas na semana apenas ao classificar todos os e-mails em que ele está “copiando”. Hallett criou uma regra automática simples usando seu sistema de e-mail que lhe permitiu segmentar todos os e-mails que ele foi configurado em uma pasta separada. E-mails que não eram diretamente para Hallett compunham todo o 50% de todos os e-mails que recebeu e de todos os 90% Os e-mails foram apagados por uma rápida revisão.
A descoberta de Hallett é chocante e mostra que, com passos simples, você pode economizar tempo significativo em sua semana de trabalho, prestando menos atenção aos e-mails que são colocados em cópia. - O quê?
O salão do Senhor é seu Filho?
- Sim.
O uso mal compreendido do campo de cópia em um e-mail pode apresentar problemas que dificultam o uso da regra de Hallett. Weiner aponta que, para muitos, o campo de cópia tornou-se sinônimo do campo para em um e-mail.- Sim. No entanto, isso é um mal-entendido e os campos devem ser usados para simbolizar diferentes expectativas de ação para os destinatários. O campo Para deve ser usado para os destinatários de onde você deseja obter uma resposta, enquanto o campo de cópia deve ser usado quando alguém deve ser informado sobre o conteúdo do e-mail, apesar do fato de que ele não está diretamente relacionado a eles. Se todos usassem os campos de adição e cópia dessa maneira, a regra de Hallett seria o Santo Graal sozinho para se livrar de e-mails com tempo de atraso. Infelizmente, nem sempre é assim.
Por que colocamos as pessoas em uma cópia?
Melissa Gratias, da Redbooth, investigou por que as pessoas escolhem copiar seus colegas em um e-mail. Ela é uma mulher. As razões mais comuns para colocar as pessoas em cópia são o medo e a necessidade de reforço positivo.- Sim. As pessoas colocam os outros em cópia para mostrar o que fizeram na esperança de um feedback positivo e elogios. Outros colocam colegas e gerentes em cópia por medo de que eles não acreditem que o trabalho foi feito.
Há uma série de razões pelas quais as pessoas são colocadas em cópia em e-mails que não lhes dizem respeito diretamente ou exigem uma resposta deles. A imagem abaixo mostra várias razões para colocar alguém em uma cópia que a maioria de nós pode reconhecer-se no lado do destinatário ou remetente.
E-mail:
Não há dúvida de que o uso errado do campo de cópia é um ladrão de tempo sem igual. No entanto, o uso excessivo e incorreto do campo de cópia também se mostra uma ameaça a um bom ambiente de trabalho.
As Quando um gerente é incluído no campo de cópia de um e-mail entre colegas, o destinatário sente que está ganhando menos confiança. No caso de instâncias repetitivas de um gerente em cópia, o destinatário é mais provável que sinta que a organização como um todo tem menos confiança neles. Isso é alarmante considerando quantos e-mails são enviados diariamente.
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Não há dúvida de que a maioria dos locais de trabalho envia muito e-mail e que uma proporção significativa do nosso dia de trabalho é perdida para a comunicação ineficiente por e-mail. Além disso, o uso incorreto de e-mail também afeta a cultura e o bem-estar da empresa. Não se trata de melhorar os e-mails nas empresas, mas de como.
Este post destacou três dicas concretas para uma comunicação mais eficaz através de e-mail. Ao enviar e-mails menores, enviando e-mails bem escritos e claros, bem como o uso correto da função de cópia por e-mail, as pessoas em empresas norueguesas poderão economizar significativamente com o tempo em seu dia de trabalho.