Все ж, у декількох компаніях, ефективне витрати-калькуляція пов'язана з "асторікою" або "попитувати" колег }час. У робочому дні є багато годин і, наприклад, немає сумніву, що неефективна програма зібрань є одною з них. Неефективні заходи на зборах можна описати як біг з фінською капелюшкою і мачете ⇩ іншими словами, рідко коли виникає сумнів, що якщо ви зустрінетеся на цьому часовому підніманні, вас будуть пограбувати.
У світі метафор для злодіїв часу, однак, електронні повідомлення більше схожі на дружку з клептоманом, який майже не помічаючи голих з речами з вашого дому, коли вона відвідує каву. Багато з нас щодня позбавлені дорогоцінного часу, не усвідомлюючи цього.
Скільки нам надіслати електронної пошти?
Дослідження показують, що один робітник зі США щодня прислав і отримував 115 листів. Але нещодавні дані вказують на це: пересічна особа у 2018 році отримує і щодня висилає 235 листів. Немає сумніву, що використання електронної пошти зростає як засіб спілкування.
Електронна пошта - одна з найбільших, але, можливо, найменш помітних, часових-двадцять компаній по всьому світу. Але як від нього позбавитися? У цій статті ми робимо дуже глибоке враження від електронного листа на щоденну роботу компанії і про те, які кроки вам слід зробити, щоб мінімізувати час, який ви відсилаєте, щоб надіслати електронну пошту.
Золоте правило пошти
Директор I LinkedIn, Jeff Weiner, написав кілька корисних порад щодо надмірного використання електронних листів. Один з них дуже простий і звучить так: Якщо хочеш отримати менше електронної пошти, пришліть менше повідомлень.
Порада Вейнера може звучати занадто добре, щоб бути правдою, але дослідження, проведене в Університеті Глазго в співпраці з Модуро консультації показує, що 'do для інших те, що ви хочете, щоб інші робили з вами ? Простій собор має щось для себе.
У Modeuro консультації менеджери витрачають в середньому 1,5 години на день, посилаючи близько 56 електронних листів кожному своїм колегам та працівникам. Знаючи про його надмірне використання електронного листа як засобу спілкування лідерами Модуро і почав думати двічі перед тим, як вони натискали на посилку, Зменшила кількість повідомлень, надісланих щодня на 54%. Ще більш шокуючим, і відповідно до порад Вейнера, зменшення кількості листів відсиланих менеджерами, зменшило 64% у кількості листів між іншими працівниками.
За допомогою невеликих електронних повідомлень і, скоріше, спілкування з працівниками телефоном або віч-на-віч, менеджери зберегли цілу компанію для великої кількості електронних листів, які б інакше були надіслані для того, щоб задовольнити першу електронну пошту або передати додаткові завдання, які працівники отримали від управління електронною поштою.
На основі золотого правила, Modeuro консультація колективно заощаджувала 10.400 годин на рік на щось настільки просте, як лідери думали двічі перед тим, як вони натискали. Ендрю Кіллік, засновник консультації " Модуро ," вважає, що ці результати не лише стосуються Модуро, але й інших компаній, які повинні наслідувати їхній приклад. За припущеннями інших організацій, продуктивність праці буде збільшуватися на 5-30%, надішлівши менші електронні повідомлення.
Ifkeleken електронною поштою
Золоте правило пошти показує не всі елементи, які придатні для форматування повідомлення електронної пошти. Якщо, однак, ви вже двічі думали і вирішили надіслати своїм колегам електронну пошту, то ви також повинні надати вміст додаткового догляду перед тим, як натиснути кнопку " Надіслати ."
Приклад, який показує потенційний ефект доміно, що виникає в недійсній електронній пошті, або чіткому повідомленні, надісланому не тій особі, є шепотінням дитинства. У цьому шепіт ♫ І буде ковзати після школи і в подорожі від одного вуха до іншого кінця ♫I буде ковзати після школи, як далі буде далі, як далі буде ходити на лижах в цій місцевості, коли остання зупинка шепіти буде виявляти те, що прошепотіла їй на вухо.
Група дослідників з Університету Карнегі Меллон виявила в дослідженні звичок електронних повідомлень, результати, які припустили люди з вищою ймовірністю, які будуть відповідати на запити електронною поштою, якщо їх було легко адресуватиСкажімо, це те ж саме, що й це. Це відкриття було абсолютно незалежно від того, чи вважали реципієнта важливими чи зовсім незначними. Це говорить нам, що дуже важливо, щоб зміст повідомлення був зрозумілим і відісланим саме до потрібної особи, якщо хтось хоче отримати добру відповідь, а також щоб уникнути і спонукати колективний шепіт через електронні листи навколо організації інтерпретувати першу електронну пошту.
Чим чіткіше зміст повідомлення, тим менше повідомлень адресата потрібно надіслати, щоб його вирішити, і тим більше шансів отримати відповідь.
Неправильне використання поля " copy "
Керівник у Ллойдс Бенку, Ян Галлет, заявляє, що зберіг усі 5 годин, витрачених на тиждень, лише сортуючи всі листи, які він стоїть на ' копійській в'язниці. Галет створив просте автоматичне правило, використовуючи свою електронну систему, що дозволило йому відокремити всі листи, які він скопіював, в окрему теку. Листи, які не були безпосередньо до Hallett представляють 50% всіх листів, які він отримував, і 90% листів було вилучено швидким відгуком.
Відкриття Галета шокує і показує, що прості лещати можуть значно заощаджувати час на роботі, приділяючи менше уваги електронним листам, які ми копіюємо. Але головне питання в тому...
Чи досвід Галетта є універсальний?
Необов'язково.
Неправильне використання поля Копіювати у повідомленні може призвести до проблем, які ускладнюють використання правила Hallet. Вейнер зазначив, що поле копіювання, яке перебрало забагато людей, стало синонімом до поля в електронній пошті.Скажімо, це те ж саме, що й це. Однак це непорозуміння, і поля повинні використовуватися для позначення різних очікувань дій для адресатів. Поле Кому слід використовувати для отримувачів, для яких потрібна відповідь, а поле Копія слід використовувати, якщо хтось має повідомити про вміст повідомлення електронної пошти, хоча цей пункт не пов' язано безпосередньо з ними. Если бы все поля, что использовали, были бы так и переписывали, то правило Галлета было бы единственным и единственным священным грал, чтобы избавиться от почтения еды в 30-летнюю. На жаль, це не завжди так.
Чому ми справді кладемо людей на копію?
Меліса Ґратіас з Редбутського університету дослідила, чому люди вирішили розмістити своїх колег на копію цього журналу електронною поштою. Вона має на увазі Найпоширеніші причини копіювання людей - страх і потреба позитивного підкріплення.Скажімо, це те ж саме, що й це. Люди копіюють інших, щоб показати, що вони зробили, сподіваючись позитивного відгуку та похвали. Інші ж вважають, що не зможуть виконати роботу.
Існує декілька причин, чому людей копіюють електронною поштою, які не турбують прямо їх чи не вимагають від них відповіді. На фотографії наведено декілька причин, чому варто покласти когось на копію, яку більшість з нас може розпізнати в ♫ на отриманій сторінці або на вихідних.
Адреса ел. пошти впливає на середовище роботи
Немає сумніву, що невірне використання копії є нерівним таймером. Однак надмірне і неправильне використання поля копіювання також становить загрозу для доброго робочого середовища.
Дослідження показують, що: коли менеджер входить до поштового відділення копії між колегами, отримувач вважає, що вони отримують менше довіри. У випадку періодичних випадків менеджера копіювання, отримувач більш схильний до того, що організація в цілому менш впевнена в них. Це непокоїть, оскільки щодня надсилаються листи.
Висновки
Немає сумніву, що більшість робочих місць надсилаються через електронну пошту і що є значна частина наших робочих днів, які ми втрачаємо через неефективний обмін повідомленнями. Крім того, неправильне використання електронної пошти компанії } Культура і добробут також впливає. Тому питання не в тому, чи варто нам покращитись електронною поштою в компаніях, а в тому, як.
У цій статті було розглянуто три конкретні поради, які допоможуть ефективніше спілкуватися через електронну пошту. Відсилаючи менші електронні листи, добре написані і чисті електронні листи, а також використовуючи правильну функцію копіювання електронною поштою, люди в норвезьких компаніях зможуть значно заощаджувати з часом у своїх щоденних роботах.