I få företag är det dock kopplat till ”rån” eller att be om kollegors tid. Det finns många tidsstölder under en arbetsdag, och det råder inga tvivel om att ineffektiva möten är en av dem. Ineffektiva mötesaktiviteter kan beskrivas som en rånare med ett finländska kapsyl och machete – med andra ord är det sällan något tvivel om att du blir rånad om du stöter på den här gången.
I världen av tidsstjälkande metaforer, är dock e-post mer som en kleptomaniac vän som praktiskt taget obemärkt snacks objekt från ditt hus när hon är på ett kaffebesök. Många av oss rånar värdefull tid varje dag utan att nödvändigtvis inse det.
Hur mycket e-post skickar vi?
Forskning visar att en arbetare i USA skickade och mottog om 115 e e e e e e 2013- Ja, det är jag. De senaste siffrorna visar dock att A- s 2018 Skicka Skicka Skicka Skicka Skicka Skicka Skicka Skicka Skicka Skicka Skicka Skicka 235 E-post: Det råder ingen tvekan om att användningen av e-post ökar som ett kommunikationsmedel.
E-post är en av de största, men kanske minst märkbara, tidsslösare i företag världen över. Men hur gör man sig av med den? I detta inlägg, vi kommer att gräva i effekten av e-post på ett företags arbetsdag och vilka åtgärder du bör följa för att minimera den tid du slösar på e-post.
Kommissionens förslag
VD för LinkedIn, Jeff Weiner, har skrivit om flera bra tips om överdriven e-postanvändning. En av dem är mycket enkel och låter som följande: Om du vill få mindre e-post, skicka mindre e-post själv.
Weiners råd kan låta för bra för att vara sant, men en studie som genomförts vid University of Glasgow i samarbete med Modeuro Consulting visar att ”att göra mot andra vad man vill att andra ska göra mot dig” är kärnan i det enkla rådet.
I Modeuro Consulting använde cheferna genomsnittet 1,5 timmar dagligen att skicka 56 Var och en av dem skickar meddelanden till sina kollegor och anställda. Genom att Modeuros ledare blir medvetna om sin överdrivna användning av e-post som ett kommunikationsmedel och börjar tänka två gånger innan man trycker på sändningen, minska antalet e-postmeddelanden som skickas dagligen med hela 54%- Ja, det är jag. Ännu mer chockerande, och i linje med Weiner råd, minskade antalet e-postmeddelanden som skickas av ledare resulterade i en minskning av hela 64% Antal e-postmeddelanden som skickas mellan andra anställda.
Genom att skicka mindre e-post och kommunicera med sina anställda via telefon eller ansikte mot ansikte, besparade cheferna hela företaget ett stort antal e-postmeddelanden som annars skulle ha skickats ut för att rensa det första e-postmeddelandet eller ytterligare delegera uppgifter som de anställda hade fått från ledningen via e-post.
Baserat på den gyllene regeln räddade Modeuro Consulting kollektivt hela 10,400 timmar om året på något så enkelt som cheferna trodde två gånger innan de tryckte på sänd. Grundaren av Modeuro Consulting, Andrew Killick, anser att dessa resultat inte bara är begränsade till Modeuro, utan att andra företag bör följa sitt exempel. Killick antar att andra organisationer kommer att öka sin produktivitet med mellan 5-30% genom att skicka mindre e-post.
Ebeneke
Den gyllene regeln för e-post visar ett bra exempel på att inte allt är lämpligt för e-postformat. Om du har tänkt två gånger och beslutat att skicka ett e-postmeddelande till dina kollegor, bör du också ge innehållet lite extra hänsyn innan du trycker på skicka.
Ett exempel som väl illustrerar den potentiella dominoeffekten av ett otydligt e-postmeddelande, eller ett tydligt e-postmeddelande skickat till fel person, är barndom viskar. I viskande eko “Jag vill glida efter skolan” och på resan från ett öra till det andra, “Jag vill glida efter skolan” slutar som “Jag vill åka skidor i skogen” när det sista stoppet av viskningen spelet är att avslöja vad som har viskats i hennes öra.
En grupp forskare från Carnegie Mellon University hittade i sin studie av människors e-postvanor, resultat som föreslog att skulle människor vara mer benägna att svara på förfrågningar via e-post om de var lätta att ta itu med . . Resultatet var helt oberoende av om frågorna ansågs vara viktiga eller helt triviala av mottagaren. Detta säger oss att det är kritiskt att innehållet i e-posten är både klart och skickat till rätt person om man vill ha ett bra svar och att undvika och utlösa en kollektiv viskning genom e-postmeddelanden runt organisationen för att tolka det första e-postmeddelandet.
Ju tydligare innehållet i e-posten, desto mindre e-post måste mottagaren skicka för att rensa det, och desto mer sannolikt kommer du att få ett svar.
Missbruk av ”kopieringsfältet”
Lloyds Bank VD Ian Hallett sa att han skulle rädda 5 timmars slöseri tid en vecka genom att sortera ut alla e-postmeddelanden han var “kopiera” i. Hallett skapade en enkel automatisk regel med hjälp av hans e-postsystem som gjorde att han kunde segmentera ut alla e-postmeddelanden han var uppsatt i en separat mapp. E-postmeddelanden som inte direkt till Hallett bestod av hela 50% av alla e-postmeddelanden han fått och hela 90% av e-post visade sig vara raderbar genom en snabb granskning.
Halletts upptäckt är chockerande och visar att med enkla steg kan du spara betydande tid i din arbetsvecka genom att ägna mindre uppmärksamhet åt de e-postmeddelanden som vi är inställda i kopia. Men den stora.
Är Herrens, Hans Sons, Hall?
Inte nödvändigtvis.
Missförstådd användning av kopiafältet i ett e-postmeddelande kan medföra problem som gör det svårt att använda Halletts regel. Weiner påpekar att för många, har kopia fältet blivit synonymt med att fältet i ett e-postmeddelande. . Detta är dock ett missförstånd, och fälten bör användas för att symbolisera olika handlingsförväntningar för mottagarna. Till-fältet ska användas för mottagarna du vill ha svar från, medan kopiafältet ska användas när någon ska informeras om e-postens innehåll, trots att det inte är direkt relaterade till dem. Om alla använde addition och kopiera fält på detta sätt, Halletts regel skulle vara den Heliga Gral ensam för att bli av med tids-tief e-post. Tyvärr är det inte alltid så.
Varför sätter vi folk på en kopia?
Melissa Gratias från Redbooth har undersökt varför folk väljer att kopiera sina kollegor i ett e-postmeddelande. Hon tror De vanligaste orsakerna till att man sätter på sig människor är rädsla och behov av positiv förstärkning. . Människor sätter på sig andra för att visa vad de har gjort i hopp om en positiv återkoppling och beröm. Andra sätter kolleger och chefer i kopior av rädsla för att annars inte tro att arbete har gjorts.
Det finns ett antal skäl till att människor sätts på kopia i e-post som inte direkt berör dem eller kräver ett svar från dem. Bilden nedan visar flera skäl till att sätta någon på en kopia som de flesta av oss kanske känner igen oss i – på mottagar- eller avsändarsidan.
E-post
Det råder ingen tvekan om att fel användning av kopiafältet är en tidsförtjänare utan lika. Otillbörlig och felaktig användning av kopian visar sig dock också utgöra ett hot mot en god arbetsmiljö.
Undersökningar visar att När en chef ingår i kopiafältet på ett mejl mellan kollegor, känner mottagaren att de får mindre förtroende. När man upprepar fall av en ledare på exemplar, är det mer sannolikt att mottagaren känner att organisationen som helhet har mindre förtroende för dem. Detta är alarmerande med tanke på hur många e-postmeddelanden skickas dagligen.
Konkonk
Det råder ingen tvekan om att de flesta arbetsplatser skickar för mycket e-post och att en betydande del av vår arbetsdag går förlorade för ineffektiv e-postkommunikation. Dessutom påverkar felaktig användning av e-post också företagets kultur och välbefinnande. Det handlar inte om om vi ska förbättra oss på e-postmeddelanden i företag, utan hur.
Detta inlägg har lyft fram tre konkreta tips för effektivare kommunikation via e-post. Genom att skicka mindre e-post, skicka välskrivna och tydliga e-postmeddelanden, samt korrekt användning av kopifunktionen via e-post, kommer individer i norska företag att kunna spara betydligt med tiden på sin arbetsdag.